Commençons par une définition assez universelle de la maintenance tertiaire : Ensemble des opérations visant à maintenir en conditions optimales les équipements contenus dans les bâtiments.
Au départ de notre réflexion il y a la constatation que la gestion des équipements devient de plus en plus complexe (technologies, normes, sécurité, écologie)
Les enjeux techniques et financiers sont importants et nécessitent d’avoir un maximum d’anticipation.
Pour cela il faut :
Connaitre et référencer l’ensemble de votre patrimoine et de vos équipements en fonction de votre activité.
Vous aurez à structurer votre parc immobilier, votre patrimoine, vos équipements tout au long du cycle de vie, et à décrire chaque élément-clé. Sites, bâtiments, locaux, terrains, équipements techniques, matériels, tous auront leur propre fiche descriptive et seront replacés dans leur contexte.
En effet, créer une arborescence est un moyen communément utilisé ; en outre, cela présente l’avantage d’avoir une vue globale et, par conséquent, d’accéder facilement aux détails.
Ainsi, intégrer son environnement dans la réflexion permet d’adopter une approche plus cohérente et adaptée au contexte
Par conséquent, il est nécessaire d’être lucide sur ces points pour évaluer ce qu’il est possible de faire.
Le deuxième point à considérer pour anticiper est de connaître les actions périodiques à réaliser. En effet, il peut s’agir, par exemple, de travaux préventifs, de contrôles périodiques ou encore du renouvellement de contrats.
Pour cela vous disposez de deux points de départ.
Ce qui est en place et que vous connaissez déjà, et vos équipements.
Par exemple
Dans l’idéal, pour chaque action définir les ressources nécessaires
À ce stade, vous aurez ainsi une bonne vision de la faisabilité de vos plans d’action périodiques ; dès lors, il sera peut-être utile de faire quelques arbitrages.
Quant à l’imprévu, vous le connaissez bien : c’est ce que l’on appelle les « curatifs » ou le « dépannage » dans le domaine des travaux.
En général, ils s’invitent dans votre journée et peuvent mobiliser toutes vos ressources pendant plusieurs jours. Le plus souvent, ils sont constatés par les services de maintenance ou exprimés par d’autres services via les « demandes d’interventions
Sur ce point, il va falloir faire appel à votre vécu ou à celui de vos collaborateurs. En effet, si vous ne disposez pas d’historiques fiables, vous ne disposez d’aucune base pour évaluer le volume de ces actions.
Pour vous aider vous pouvez procéder par étapes.
C’est une méthode empirique mais qui peut fonctionner !
L’objectif est de comptabiliser les imprévus, d’en faire une moyenne quotidienne et d’en ressortir la proportion qu’il faudra leur réserver dans la journée.
Ensuite, vous pourrez réellement commencer la planification de vos actions périodiques.
Cette étape, bien que pouvant être éprouvante voire difficile, posera des bases saines. En effet, vous disposerez ainsi d’un point de départ solide, qui servira de référence. Par la suite, vous pourrez affiner les données et mesurer vos gains.
Quand les bases sont saines, la gestion devient facile.
Dans un premier temps, vous pouvez opter pour un système papier : il est économique et facile à utiliser par tous.
Ce système consistera à noter tous les événements qui se produisent, qu’ils aient été provoqués par vos soins (préventifs, contrôles, etc.) ou subis (pannes, curatifs)
Pour chaque action créez une feuille que vous pouvez nommer « Bon de travail » avec les éléments suivants
C’est amplement suffisant.
L’important est d’être systématique et qu’aucune action ne soit oubliée. Assurez-vous que chaque acteur ait à sa disposition ce document et qu’il l’utilise. Ne transigez pas sur ce point, car il est incontournable pour l’atteinte de votre objectif.
De plus, tout le monde sera d’accord avec vous pour appliquer cette règle, qui va dans l’intérêt de tous.
En outre, c’est gratuit, et l’argent ne rentrera pas en compte dans ce schéma.
Dans le cas contraire, si vous ressentez des freins, vous aurez probablement identifié un empêchement qui n’est pas de votre ressort. Si tel est le cas, il vous faudra le résoudre avant de continuer.
Soyez le moteur de cette démarche.
Facilitez la vie de vos collaborateurs et mettez à leur disposition toutes astuces pour qu’ils puissent facilement vous transmettre ce document une fois rempli.
L’important est d’éduquer votre entourage et que chacun comprenne votre action.
Consignez méticuleusement toutes les fiches.
Rangez les dans des classeurs par services ou par équipement (référez-vous à votre inventaire et votre arborescence de départ)
Vous pouvez aussi créer des dossiers sur un espace tels que « One Drive » ou «icloud » ou « google drive » pour les ranger après les avoir scannés.
C’est un peu plus de travail pour vous mais ils seront disponibles plus facilement et vous pourrez les partager à tout moment (aider vos techniciens pour un diagnostic, alimenter une discussion sur un matériel …)
Vous en retirerez un avantage supplémentaire non négligeable, la confiance de vos collaborateurs dans votre action.
Bien sur le papier reste le papier ! Au moment de synthétiser toutes les informations ceci sera quasiment impossible.
Mais vous aurez progressé, votre écosystème est en place, et vous pourrez automatiser ce processus quand vous le souhaiterez avec une solution informatique (Excel, GMAO, …)
Puisque nous sommes toujours dans le thème de la gestion il est un point important qu’il faut aborder, le stock.
La question que l’on peut se poser est, faut-il avoir un stock ou pas ?
Selon notre expérience la réponse est oui.
En allant un peu plus loin dans ce sens ce stock existe déjà et est plus ou moins visible. Sous la forme de stocks individuels, ou disposés de façon aléatoire en fonction des besoins, ou officiels, inventoriés, et suivis.
Donc dans tous les cas il vaut mieux prendre la mesure de ce sujet, et il faut distinguer les deux composantes principales de la gestion des pièces.
L’action incontournable est l’identification de la pièce.
Exemple
Si l’on reste dans l’approche économique de notre organisation que vous décidiez de stocker en interne ou pas, il faudra créer un fichier de ces pièces et matériels, et les organiser.
Pour classer plus facilement, vous pouvez intégrer la notion de Famille de pièce (Electrique, Mécanique, Nettoyage, Lubrifiants …)
Si vous êtes résolument « papier » vous pouvez opter pour des bacs à fiches avec des intercalaires.
On vous le concède c’est assez « vintage » et peut être pas très « fun » mais le système a fait ses preuves et chacun saura l’utiliser. Ce peut être très simple et un bon point de départ.
Vous avez aussi l’incontournable fichier Excel qui se révèle être très intéressant, mais qui à l’énorme inconvénient de ne pas tenir ses promesses.
Bien qu’il soit toujours extrêmement bien construit il n’est que très peu collaboratif, et souvent l’œuvre unique de son créateur.
Si vous choisissez cette voie, veillez à ce que son utilisation soit aussi simple que le bac à fiches.
Moins économiques mais plus performants n’oublions pas les logiciels dédiés au stock et qui font des merveilles.
Vous avez décidé de stocker en interne certaines références. Définissez l’endroit où se trouveront les pièces.
Organisez cet endroit comme un magasin avec des Allées / Etagères / Casier et codifiez chaque « gisement » (Exemple A01/E02/C35)
Si vous souhaitez gérer des quantités, mettez en place un système de comptage simple.
Voici quelques idées
La mise en place d’un suivi de stock (ou des pièces) est souvent assez consommateur de temps surtout si l’on part de zéro. Pour éviter tout découragement fixez votre attention sur les pièces les plus importantes à vos yeux. Faites les autres au fur et à mesure.
Là encore les choix que vous aurez fait (papier ou informatique) vous permettront de synthétiser ou pas les informations. L’objectif est avant tout d’éduquer et d’habituer vos collaborateurs, et indirectement de leur rendre service. Trouver facilement la pièce dont a besoin est un véritable confort. Ensuite la voie est libre pour évoluer vers plus d’automatismes.
Ce sont les étapes finales qui vous permettront d’exploiter et de bénéficier de toutes les données que vous aurez collectées.
Sur ce point le « papier » ne vous se sera que d’une utilité limitée, et vous permettra tout au plus de faire ressortir les éléments les plus marquants de votre analyse.
Mais comme vous l’avez compris dans cet exposé l’intérêt majeur du « papier » est la mise en place de base solides pour aller plus loin.
Aller plus loin c’est intégrer des automatismes, et cela seul l’informatique peut vous l’offrir. Nous vous invitons à consulter les autres pages de ce site et pour en savoir plus.
La maintenance tertiaire - de façon très générale les objectifs principaux sont :
Effectuer des opérations à caractère réglementaire dans le cadre de la sécurité des biens et des personnes, prolonger la durée de vie des équipements à un coût optimal, maintenir l’efficacité énergétique des équipements, assurer un confort prévu par le bâtiment aux usagers
Bien que toujours dissociée de la maintenance industrielle, les moyens utilisés dans la maintenance tertiaire pour atteindre ces objectifs sont semblables.
Les bénéficies quantifiables de la maintenance tertiaire sont assez probants et méritent toute votre attention.
D’autres retours sont aussi visibles sur des éléments moins mesurables mais tout aussi importants :
Bien sur ces mesures sont très variables d’une entreprise à l’autre mais dans tous les cas on constatera une amélioration significative d’au moins 3 ou 4 de ces indicateurs.
Parfois la mise en œuvre d’un logiciel de GMAO tel que XMAINT est aussi une excellente opportunité pour analyser et remettre en cause ou confirmer l’organisation interne d’un service.
Dans les métiers du tertiaire l’utilisateur est au cœur du système. C’est lui qui va juger de la qualité des installations qui lui sont mises à disposition.
On constate que la perception de non-qualité perçue par les utilisateurs est souvent le fait d’une communication défaillante des actions qui ont été menées pour garantir le bon fonctionnement des installations et des équipements.
Sur ce point XMAINT GMAO sera un outil simple et performant.
Pour chaque action réalisée, demande prise en compte, plan de maintenance, anticipation de contrôle, XMAINT GMAO vous permettra d’informer simplement et instantanément tout votre écosystème.
Ceci sans aucune action de plus, votre activité quotidienne habituelle deviendra visible.
Vous êtes maintenant « En mesure d’assurer la qualité des services effectués en améliorant l’environnement de travail selon les besoins des salariés tout en respectant les normes d’hygiène, de sécurité ainsi que la réglementation. »
Facility Manager, en fait 😉
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